"Матрица управления временем» Стивена Кови. Матрица распределения времени (по Стивену Кови) Матрица распределения времени

Некоторое время тому назад я прочитал бестселлер . Надо отметить, что это одна из самых посещаемых страниц блога. Мне очень понравились мысли Кови по тайм-менеджменту, и я даже написал электронное письмо в издательство Альпина Паблишер, кратко изложив идею подготовки ежедневника на основе книги (это было в 2012 г.). Но оказалось, что такой ежедневник уже написан самим Кови. Это отличный подарок всем, кому симпатичны идеи Кови.

Ежедневник: Метод Стивена Кови. – М.: Альпина Паблишер , 2015. – 376 с. + вклейка 56 с.

Скачать конспект (краткое содержание) в формате или

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ЕЖЕДНЕВНИКОМ

Ежедневник состоит из основной части и вкладки. В основной части располагаются листы для ежедневного планирования. С их помощью вы сможете контролировать ваши приоритетные задачи на каждый день. Внизу каждой страницы вас ждет цитата, посвященная одному из семи навыков, взятая из бестселлера Стивена Кови Семь навыков высокоэффективных людей .

На вкладке, сделанной из плотной бумаги, находятся листы для еженедельного и ежемесячного планирования: еженедельный компас и планинг. Вы можете отделить листы еженедельного компаса (для этого специально сделана перфорация) и использовать их как закладки, чтобы вы всегда видели ваши еженедельные приоритеты при планировании каждого дня. На вкладке также располагается рабочий лист планирования целей и ценностей, а также таблица годовых расходов и доходов.

ВВЕДЕНИЕ В РУКОВОДСТВО ПО ПЛАНИРОВАНИЮ

Управление временем. Вы постоянно слышите этот термин, но что в действительности он означает? Как, собственно, нужно «управлять временем»? Можете ли вы управлять им или собой в рамках определенного периода, который есть у вас каждый день? Купив ежедневник, вы сделали первый шаг на пути к более эффективному управлению временем и своей жизнью. Ежедневник поможет вам сосредоточиться на самом главном и испытать больший успех в достижении самых важных для вас целей. Это руководство по планированию даст вам необходимый импульс!

Ежедневник составлен по образцу «книжечки» Бенджамина Франклина, которую он носил с собой, записывал в нее свои ценности, цели и планы, затем отслеживал по ней свои успехи (см. ). Мы трансформировали эту идею в инструмент, который в сочетании с изучением книги «Семь навыков высокоэффективных людей» помогает людям использовать время более разумно, чтобы они могли сосредоточиться на самом ценном. Руководство по планированию поможет вам выявить приоритеты и планировать исходя из них.

ДОСТИЖЕНИЕ ПРИОРИТЕТНЫХ ЦЕЛЕЙ

У Бенджамина Франклина был трехэтапный метод планирования и осуществления своих целей, который начинался с ценностей. Сначала он их определял, затем расставлял среди них приоритеты и уточнял каждую. Модель пирамиды продуктивности (рис. 1) показывает четыре этапа, позволяющие сосредоточить время на том, что является для вас самым ценным и чего вы хотите добиться в жизни, - ваших самых приоритетных целях. Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.

Рис. 1. Пирамида продуктивности

Если вы не разработаете собственный план жизни, велика вероятность, что вы попадете в план кого-то другого. Как вы думаете, что они запланируют для вас? Немного.
Джим Рон

Этап 1: Определяйте ценности

Ценности лежат в основании пирамиды продуктивности, потому что наши ценности представляют собой то, что имеет для нас самое большое значение. Они являются источником наших желаний и помогают определять, на что направить свою энергию. Наши ценности должны быть движущей силой буквально всего, что мы делаем. Если этого не происходит, значит, в основании памятника нашей жизни - нашей личной пирамиды - имеется трещина, что может вести к нестабильности всей структуры.

Этап 2: Ставьте цели

Прекрасная жизнь создается и строится поэтапно, как пирамида. Думаете, древние египтяне начинали строительство без какого-либо проекта? Цели - это своего рода проект вашей жизни. Давайте узнаем, как эффективно ставить дели. Определите и пронумеруйте каждую цель. Подробно опишите, в чем состоит каждая из них и что требуется для ее осуществления. Определите временные рамки для каждой цели, которые помогут вам оценить свой успех. Делите крупные цели.

Разбейте свою цель на этапы и задачи и пронумеруйте их. Например, сколько денег нужно, чтобы купить описанный вами дом? Как вы предполагаете их заработать? Может быть, вашим первым шагом будет приобретение новых рабочих навыков, которые помогут вам получить повышение.

Полезный совет: На листе планирования целей записывайте их так, чтобы было понятно, как их достичь. Например, вместо того чтобы писать нечто абстрактное (допустим, «Я хочу быть более сострадательным»), напишите что-нибудь более четкое и измеримое (например, «Я стану волонтером в благотворительной организации»). Пользуйтесь ежедневными страницам и ежемесячным планингом. Просматривайте свои цели и решайте, когда вы будете выполнять каждую из отдельных задач.

Если ваша долгосрочная цель - собственный дом, то в качестве первого шага вы можете начать откладывать $200 в месяц на первый взнос. (Это должно быть записано на листе планирования целей.) Запишите: «Организовать прямой перевод $200 с текущего счета на сберегательный». Или если вы уже знаете день, в который хотите выполнить задачу, запишите ее в список приоритетных задач на этот день. Если какую-либо из этих задач пока не нужно или невозможно выполнить, запишите ее в список задач на следующие месяцы.

Этап 3: Планируйте еженедельно

Поскольку мы не знаем, что для нас действительно важно, важным кажется всё. Поскольку важным кажется всё, нам приходится делать всё. К сожалению, другие люди видят, как мы делаем всё, поэтому ожидают, что мы будем делать всё. Делая всё, мы так заняты, что у нас нет времени подумать, что действительно для нас важно.
Неизвестный автор

Доводилось ли вам испытывать нечто подобное? Большинству из нас когда-либо приходилось. Матрица управления временем служит инструментом, разработанным, чтобы вы могли понять, на что именно тратите свое время (рис. 2). Это инструмент, который изменит ваш образ мыслей и поможет вам отфильтровать бессмысленные срочные дела.

Рис. 2. Матрица управления временем

Модель матрицы управления временем была разработана как часть бестселлера Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Используя концепции важности и срочности, Кови понял, что всю нашу ежедневную деятельность можно легко поделить на четыре категории: важная и срочная, важная, но несрочная, срочная, но неважная и неважная и несрочная. Матрица управления временем разделена на четыре квадрата. Давайте более подробно рассмотрим каждый из них.

Квадрат I, или Квадрат необходимости, содержит задачи, которые являются одновременно срочными и важными. Квадрат III – квадрат-обманщик. В нем содержатся срочные задачи, которые часто кажутся важными, но в действительности таковыми не являются. Часто это приоритеты других людей. Квадрат IV – квадрат пустой траты времени и излишеств. Сюда попадает и злоупотребление телевизором! Если вы будете держаться подальше от Квадратов III и IV, у вас появится больше времени на деятельность из Квадрата II. В Квадрате II, Квадрате продуктивности и баланса, содержатся важные, но не срочные виды деятельности. Какую деятельность вы отнесли бы к Квадрату II?

Толстая горизонтальная линия, которую вы видите в матрице управления временем, отделяет важное от неважного. Если вы будете жить к северу от этой линии, в Квадратах I и II, то ваша жизнь будет более продуктивной и сбалансированной. В этом весь смысл!

Чтобы тратить больше времени в Квадрате II, нужно планировать дела еженедельно. Вы проактнвно планируете, как потратите свое время, а не реагируете на происходящее.

Начиная еженедельное планирование, важно не забывать о трех вещах. Во-первых, план нужно составлять до того, как неделя началась. Во-вторых, возможно, вам будет легче всего это сделать в тихом месте. И, в-третьих, запланируйте на этот процесс 20-30 минут.

Используйте карточку еженедельного компаса, входящую в ваш ежедневник. Этот инструмент, как настоящий компас, поможет вам не сбиться с пути и будет показывать направление в течение недели. Почаще обращайтесь к нему, чтобы он напоминал вам, что действительно важно.

Три шага к еженедельному планированию

1. Просмотрите свои роли. Первый шаг в еженедельном планировании - это просмотреть свои роли. Не забудьте о себе! Это роль «Затачивайте пилу» и ее четыре измерения, отмеченные в Компасе (физическое, социально-эмоциональное, интеллектуальное, духовное). Имейте в виду, что время от времени ваши роли могут меняться. Возможно, будут недели, когда найти обязанности в определенных ролях будут минимальными. Это не обязательно значит, что вы больше не играете эту роль - просто в эту неделю у вас небольшая передышка. На следующей неделе так может и не повезти!

2. Выбирайте «крупные камни» (рис. 3). «Крупные камни» - это ваши самые важные приоритеты на неделю. Просматривая роли и выбирая «крупные камни», спросите себя: «Что самое важное я могу сделать в этой рол и, что окажет самое большое положительное влияние?» Представьте, что вам дали кучу камней - некоторые из них довольно большие, а некоторые маленькие - и попросили набрать в ведро как можно больше. Лучший способ уместить все камни - сначала положить большие, а затем дать мелким камешкам заполнить пространство вокруг них. Сравните этот образ с вашей неделей. Сначала распределите самые важные дела, а затем - менее важные вокруг них. И каков результат? Более высокая производительность и внимание к делам, имеющим для вас высший приоритет.

Рис. 3. Роли и крупные камни

Выбрав «крупный камень» для каждой роли, запишите его. У вас не всегда может найтись «крупный камень» для каждой роли, и может оказаться больше одного «камня» для конкретной роли. Не забывайте о роли «Затачивайте пилу»! Некоторые выбранные вами «крупные камни» могут представлять собой встречи или задачи на неделю.

3. Составьте расписание на неделю. Сначала расставьте «крупные камни», а затем заполните промежутки остальными. Сила недельного планирования - в распределении сначала «крупных камней», прежде чем мелкие заполнят вашу неделю - а они заполнят! «Крупные камни» могут превратиться во встречи и задачи или стать сферой основного внимания на неделю. Задачи, связанные с личным развитием, которые невозможно включить в расписание, например, «Внимательно слушай», остаются в карточке еженедельного компаса в качестве напоминания. Сейчас хороший момент просмотреть на цели, так как в них могут найтись пункты, которые, возможно, вам захочется включить в расписание на неделю. Большинство «крупных камней» относятся к типу задач в Квадрате II (важно, но не срочно). Когда вы составили расписание и неделя началась, не позволяйте другим срочным, но менее важным вещам занять их место. Это важно для сохранения контроля над ситуацией, продуктивности и ощущения спокойствия в течение недели.

Этап 4: Планируйте ежедневно

Мы добрались до вершины пирамиды продуктивности! Каждое утро выделяйте от пяти до десяти минут, чтобы спланировать день. Как и в еженедельном, в ежедневном планировании есть три важных шага:

Проверьте сегодняшние договоренности. Договоренности - это обещания себе или другим уделить чему-то определенное время. Поскольку вы уже выделили его в своем расписании, остальные задачи на день вам придется планировать вокруг них. Поэтому логично начинать каждый день с проверки договоренностей.
Составляйте реалистичный список. Список не должен быть заполнен сверху донизу. Слишком плотно заполненный список может обескуражить вас, и вы почувствуете, что теряете контроль, так как у вас не остается возможности проявить гибкость или спонтанность. Вместо этого, проверив договоренности на день, определите количество оставшихся свободных часов, а затем расставьте разумное количество задач, которое вы сможете выполнить за это время (рис. 4).
Расставьте приоритеты (АВС, 123). Этим вы определяете ценность и порядок пунктов в вашем списке, что позволяет не тратить время на то, что не представляет для вас ценности, и не жертвовать самыми важными вещами в вашей жизни в пользу менее существенных дел. Вы получаете прекрасную возможность определять, на чем сосредоточить свое внимание и свою энергию.

Рис. 4. Ежедневное планирование

Составить список приоритетов легко по принципу АВС, 123. А, В и С обозначают ценность каждой задачи, а 1, 2 и 3 - порядок или последовательность, в которой вы будете выполнять эти задачи. И, наконец, на каждой странице планировщика над списком приоритезированных задач на день вы найдете условные знаки, которые помогут вам легко отслеживать прогресс по каждой задаче. Вы найдете в нем знаки, указывающие, что задача была выполнена, переадресована, удалена, поручена кому-то другому или находится в процессе выполнения (рис. 5).

Рис. 5. Отслеживание прогресса по каждой задаче

ЦЕННОСТИ/МИССИЯ

Живете ли вы в соответствии со своими главными ценностями? Осознаете ли вы, что они собой представляют? Хватает ли у вас времени четко определить их для себя и честно спросить себя, как вы планируете свою жизнь, основываясь на них?

Эти вопросы кажутся простыми, но над ними нужно размышлять. В этом разделе с помощью предлагаемых действий вы подумаете о том, что доставляет вам в жизни самую большую радость. Далее следует несколько видов действий, которые помогут вам понять свои ценности и роли. Эти действия помогут вам накопить идеи, пока вы не будете готовы написать свое собственное Заявление о личной миссии.

Действие 1: Прояснение ценностей. Первый вид действий поможет вам определить свои ценности и написать позитивные, проясняющие утверждения о себе и своих ценностях. Ваша интерпретация ценности не обязательно должна быть точно такой же, как чья-то еще. Для вас честность может означать «Я никогда не лгу», а для кого-то другого - «Я честный, мне можно доверять в личных делах и бизнесе». Если вы вносите ясность в свои ценности, они становятся для вас более реальными. Когда вы пишете проясняющие утверждения, обязательно употребляйте положительные выражения, такие как «Я являюсь», «Я делаю», «Я буду».

Думайте о вещах, которые вы цените больше всего, например, честность, приключения или баланс, и используйте рабочие листы вкладки Действие 1: Ценности, чтобы их записать. Другие возможные ценности могут включать, но не ограничиваться следующими:

Цельность личности
Красота
Любовь
Терпение
Карьера
Сострадание
Смелость
Командная работа
Уважение
Образованность
Хорошая физическая форма
Благодарность
Верность
Духовность

После того как вы определили и прояснили свои ценности, вы готовы определить свои роли.

Действие 2: Выявление и определение своих ролей. В центре внимания большинства людей находится несколько основных областей их жизни. Например, выступая в роли родителя, бегуна и менеджера проектов, вы будете иметь цели, относящиеся к семье, спортивным достижениям и карьере. Роли представляют эти различные области. Роль - это основное отношение, область ответственности или вклад. Размышляя о своих ролях в жизни, обдумайте четыре следующих примера:

Виктор: товарищ, опекун, волонтер, сотрудник.

Мария: жена/мать, стоматолог, член родительского комитета, художник.

Дмитрий: лидер, помощник, менеджер по работе с клиентами, друг, гражданский лидер.

Михаил: муж/отец, менеджер, коуч, хозяин, исследователь.

Роли отражают важные для вас отношения и основные обязанности или характеристики, связанные друг с другом. Выявляя и записывая свои роли, вы можете представлять, как бы вы хотели сыграть каждую из них. Например, если у вас есть роль супруга, ее основной характеристикой может быть поддержка. Вы начнете думать о том, как хотели бы себя вести, чего достичь и т.д.

Воспользуйтесь рабочими листами Действие 2: Роли, чтобы перечислить свои роли и основных людей, с которыми связана каждая из них. Например, с ролью родителя будут связаны дети. И, наконец, запишите разъясняющее утверждение, которое будет определять идеальное исполнение этой роли. Закончив, вы будете готовы перейти к видам действий, которые помогут вам написать Заявление о личной миссии.

Действия 3-6. Эти четыре вида действий помогут вам написать Заявление о личной миссии. Что вы цените: карьеру, отношения, свободное время? Пришло время провести мозговой штурм. Ниже перечислены четыре вида действий, которые вам помогут.

Действие 3: Начальные вопросы.
Действие 4: Быть, делать, иметь.
Действие 5: Что бы вы хотели услышать о себе.
Действие 6: Оценивающие вопросы.

Каждый вид действий помогает дополнительно прояснить, что вы цените и хотите включить в жизненные планы. В верхней части каждого рабочего листа имеются краткие инструкции. Закончив описывать виды действий 1–6, вы будете подготовлены к написанию Заявления о личной миссии.

Действие 7: Заявление о личной миссии. Теперь, когда вы обдумали все то, что больше всего цените, и определили, на что хотите тратить свое время, вы готовы написать Заявление о личной миссии. Ваше Заявление о личной миссии - это письменное провозглашение того, кто вы такой и что вы за человек. Оно должно отражать все то, в чем вы хотите поучаствовать за свою жизнь, что хотите сделать и каким человеком хотите быть. Ваше Заявление о личной миссии является утверждением ваших самых высоких приоритетов, которые вы определили в процессе предыдущих видов деятельности.

Личная миссия - это не то, что можно написать за вечер. Она требует углубления в себя, тщательного анализа, продуманных выражений и множества переработок в поисках окончательного варианта. Могут пройти недели, даже месяцы, прежде чем вы полностью удовлетворитесь достигнутыми результатами, почувствуете, что у вас получилось исчерпывающее и сжатое изложение ваших сокровенных ценностей и устремлений. И даже тогда вы будете регулярно возвращаться к написанному, внося некоторые коррективы, по мере того как с годами будут изменяться ваши взгляды и обстоятельства.
Стивен Р. Кови. «Семь навыков высокоэффективных людей»

ЛИЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

При запуске ракеты в космос в первые минуты она расходует больше энергии, чем за несколько следующих дней полета на расстояние почти миллион километров. Как и сила земного притяжения, привычки тянут нас к земле. Часто самой сложной частью отказа от дурной привычки или начала привыкания к эффективному навыку является первое усилие. Следующие советы могут помочь вам на стадии «взлета», когда вы меняете свои привычки:

Разбивайте задачу или цель на несколько маленьких, достижимых целей.
Делитесь своими успехами с человеком, который может помочь и поддержать вас.
В случае неудачи сразу же начинайте сначала.

Самая важная часть достижения успеха в овладении семью навыками - это ваши обязательства действовать. Пожалуйста, потратьте немного времени на то, чтобы дать себе обещание добиться успеха и выполнить его.

Я, ________________________________________

__________________________________________

обещаю, что:

прочитаю все, что решил прочитать, и сделаю все, что решил сделать;
еженедельно буду уделять некоторое время реализации на практике изученных принципов и навыков.

Подпись _____

Дата_________

Рис. 6. Вид страницы ежедневника

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей» . В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
Составьте матрицу управления временем и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл). В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех
Сначала стремитесь понять человека, быть понятым - это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание - принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных - это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица - это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач .

Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность , а по вертикали - важность .

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное , его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное , то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное , нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное - не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя - поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Главное внимание главным вещам – вот суть эффективной деятельности и успешной жизни.

Почти все мы чувствуем, что разрываемся на части между тем, что мы хотим делать, и требованиями, предъявляемыми нам со стороны многочисленными внешними обстоятельствами. Всем нам приходится решать множество неотложных проблем и повседневных мелких дел, которые держат нас в постоянном напряжении и истощают нашу нервную систему.

Та внутренняя борьба, которую мы ведем за то, чтобы главное сделать главным, характеризуется контрастом между двумя стимулами, направляющими нас на нашем пути: «часами» и «компасом».

«Часы » олицетворяют наши обязательства, задачи, графики, цели, конкретные дела – все то, что необходимо выполнить к определенному сроку.

«Компас » же – это наше мировоззрение, ценности, наше предназначение, наша совесть, все то, что определяет направление нашего движения по жизни, то, что нам кажется главным, то, как мы руководим своей жизнью.

Наша внутренняя борьба обостряется, когда мы ощущаем разницу между «часами» и «компасом», когда наша деятельность не способствует тому, что мы считаем главным в своей жизни. В качестве фильтра для определения приоритетов можно использовать матрицу управления временем по Стивену Кови. Этот инструмент состоит из четырех секторов, которые помогают не забывать о главном в нашей жизни.

Рассмотрим параметры дел (заданий), на основании комбинации которых формируются секторы:

ВАЖНО. Дела, связанные с вашей Миссией и стратегическими целями Дела, дающие глубокое удовлетворение Дела, поддерживающие и развивающие вашу жизнь

НЕ ВАЖНО. Дела, не дающие долгосрочных результатов. Дела, умаляющие значение вашей жизни

СРОЧНО. Дела, требующие немедленного внимания

НЕ СРОЧНО. Нет неотложных (немедленных) сроков

Как видно из матрицы управления временем, виды нашей деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «Сейчас!». Срочные дела обычно видимы. Они давят на нас, требуют действий. Часто они общеизвестны. Часто они приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются не важными.

Важное , с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши важнейшие цели.

Мы реагируем на срочное, мы по отношению к нему реактивны. Важные и не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат.

Сектор I одновременно срочный и важный. Наши дела из этого сектора связаны с «кризисами» и «проблемами». У каждого из нас в жизни есть какое-то количество дел, относящихся к сектору I. Однако многие люди оказываются полностью им поглощенными. Когда вы сосредотачиваетесь на секторе I, он становится все больше и больше, до тех пор, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Некоторые люди изо дня в день оказываются в таком состоянии и истощают свои ресурсы. Единственное облегчение они видят в бегстве к делам из сектора IV.

Есть люди, которые значительную часть времени тратят на срочный, но не важный сектор III, думая, что пребывают в секторе I, большую часть времени они тратят, реагируя на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей..

Люди эффективные держатся в стороне от секторов III и IV. При этом эффективные люди уменьшают размер сектора I, проводя больше времени в секторе II. Сектор II – это сердце эффективного персонального управления. Эффективные люди мыслят не проблемами, они мыслят возможностями. Они мыслят упреждающе.

РЕКОМЕНДАЦИИ: Необходимо научиться говорить «НЕТ» делам из секторов III и IV и этот ресурс времени использовать для планирования и выполнения дел из сектора II (сектора качества) За счет перераспределения времени в пользу сектора II и включения режима опережающего управления, постепенно уменьшать объем кризисных ситуаций в секторе I.

Одним из важных моментов достижения успеха является рациональное распределение времени. Первые попытки в этом направлении состояли в его систематизации посредством памяток, календарей и ведения дневников. В процессе эволюции люди пришли к выводу о необходимости правильной расстановки приоритетов. Сегодня перед обществом стоит задача эффективного управления самим собой для достижения поставленных целей и результатов. Более подробно суть такого метода раскрыл эксперт по менеджменту Стивен Кови. Матрица управления временем Стивена Кови стала поистине новаторским открытием.

Общие сведения

Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.

Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей.

Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.

Суть матрицы времени

Визуальный образ матрицы времени Стивена Кови можно посмотреть здесь. Далее рассмотрим каждую составляющую в отдельности.

Квадрат 1

Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.

Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.

Квадрат 2

Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.

Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.

Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.

Квадрат 3

К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.

Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.

Квадрат 4

Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.

Достоинства метода

Достоинства данного способа управления временем будут видны лишь тогда, когда будут приложены усилия для достижения целей, и заключаются они в следующем:

Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.

В организации собственного времени за основу берутся главные ценности человека, его жизненные ориентиры и интересы, а не только достижение материального достатка.

Каждый день проводится осмысленно благодаря заранее поставленным целям и планам.

Еженедельное планирование собственного времени помогает организовать собственный быт, сделать его осознанным и полезным.

Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.

Таким образом, управление временем 4-го поколения ориентировано на социальные взаимоотношения и положительный результат.

Матрица Стивена Кови представляет собой целую систему, знать и понимать которую недостаточно для того, чтобы достичь положительных результатов. Только приложив усилия и сделав опору на действия из квадрата 2, человек сможет добиться поставленных целей. Ведь известно, что от 20% усилий зависит 80% результата.

Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента

В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».

Рис.1

«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.

«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.

Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.

Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.

Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.

Рис. 2

Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.

Рис. 3

А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.

Рис. 4

Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.

Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.

Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.

Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.

Рис. 5

Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:

Pomodoro
FlyLady

Рис. 6

И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие с одной стороны больше сделать, а с другой стороны, меньше уставать и сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако, в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.

Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.

Среди них можно выделить три основных направления.

Первое из них – концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.

Рис. 7

Второе направление главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.

Рис. 8

Третье направление очень похоже на второе. Но вместо ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.

Рис. 9

Естественно, что возможна любая комбинация из этих трех направлений.

Практическое задание

Какая из систем управления своим временем и задачами Вам ближе: дискретная или аналоговая? Попробуйте ответить на вопрос «почему»?
Если вы пользуетесь дискретной системой, попробуйте несколько дней пожить с аналоговой системой. И наоборот, если вы предпочитаете аналоговую. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
Если вы используете самые простые методы для ведения своего тайм-менеджмента, попробуйте некоторое время переключиться на более глобальные и комплексные. Если вы уже работаете с такими системами, поживите несколько дней в «святой простоте» обычных календарей, списков дел и переключении между задачами.

Типы тайм-менеджмента по способу реализации

Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.

В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.

Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.

В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:

«Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная, но позволяющая реализовывать крупные проекты система.
Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.

Рис. 10

В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.

В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

Простейшие списки дел и задач.

Календари.
Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.
Системы управления проектами.
Электронные Канбан доски.
Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.
И многое другое…

Рис.11

Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.

Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.

Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.

Практическое задание

Попробуйте, ради эксперимента и расширения собственного опыта, «изменить» своей привычной системе управления временем. Если вы используете бумажные планировщики или ежедневники, воспользуетесь программными решениями и гаджетами. Если вы предпочитаете электронный тайм-менеджмент, попробуйте вернуться в архаику и использовать только бумагу и ручку. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.